[ GoBD ]
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die GOBD hat die seit fast 20 Jahren bestehende GDPdU und die GOBS abgelöst. Pflichten zur Aufbewahrung gab es schon seitdem.
Nur ab dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 mit der Umsetzung ab dem 01.01.2015 sind erstmals wichtige Dinge detailliert festgelegt worden. Somit sind die Aufbewahrungspflichten eines jeden gewerblich und freiberuflich Steuerpflichtigen jetzt auch kontrollierbar.
Besonders wichtig:
Nicht nur die Daten der Buchhaltung mit Ihren Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelegen und Kontoauszügen sind relevant. Jetzt sind auch die Daten aus den Vorsystemen, wie z.B. Warenwirtschaftsprogramm, Zeiterfassung, Materialwirtschaft etc... wichtig! Elektronisch erstellte Dokumente mit steuerlicher Relevanz sind elektronisch zu archivieren. Verantwortlich ist immer der Steuerpflichtige selbst, also Sie als Unternehmer/Unternehmerin.
Leider wollen dies einige Steuerberater nicht so sehen und beraten daraufhin Ihre Mandanten nicht ganz richtig. Machen Sie sich selbst ein Bild.
Downloaden Sie sich hier die GoBD als PDF-Datei. Lesen Sie die wichtigen Randziffern (Rz.) nach, die hier auf der Seite beschrieben werden.
Was?
Die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten ist Pflicht.
Also: Alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen elektronisch entstanden sind, sind auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden. Die Rz. 62 der GOBD sagt dazu aus:
"Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig."
Also nicht nur die Daten der Buchhaltung mit Ihren Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelegen und Kontoauszügen sind relevant. Jetzt sind auch die Daten aus den Vorsystemen, wie z.B. Warenwirtschaftsprogramm, Zeiterfassung, Materialwirtschaft etc... wichtig! Dazu sagt die GOBD in der Rz. 20:
"Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DokumentenManagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an."
Leider wollen dies einige Steuerberater nicht so sehen und beraten daraufhin Ihre Mandanten nicht ganz richtig. Machen Sie sich selbst ein Bild!
Wie?
Die Ablage in einem Dateisystem (z.B. unter WINDOWS) alleine reicht nicht aus. Hier ist eine Veränderung oder Löschung unprotokolliert möglich und entspricht also nicht den Vorgaben. Die Rz. 110 der GOBD sagt dazu aus:
"Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
Unveränderbarkeit: Liegen die Daten in einem Windowsordner, kann man ihn löschen. Selbst "raffinierte Zugriffsrechte" können versierte User nicht davor abhalten, ganze Ordner/Verzeichnisse, in denen die Archivdaten liegen, einfach zu entfernen. Selbst das Ausbauen der Festplatte sorgt dafür, dass eine Unveränderbarkeit der Daten nicht gewährleistet ist. Prüfen Sie ggfs. daraufhin mal eine Ihnen angebo-tene Archivierungslösung.
E-Mails mit dem Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind aufbewahrungspflichtig. Gilt die Mail nur als Transportmittel eines Dokumentes im Anhang der Mail, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden (Briefumschlag). Die Rz. 121 der GOBD sagt dazu aus:
"... So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Elektronisch erhaltene Dokumente (z.B. elektronische Rechnungen) müssen in dem Format aufbewahrt/archiviert werden, in dem sie empfangen worden sind. Eine Umwandlung von z.B. PDF in TIFF ist nicht gestattet, da integrierte Informationen in der PDF-Datei verloren gehen. Die Rz. 125 der GOBD sagt dazu aus:
"... Entscheidend ist hier jetzt nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (Image) nutzt, sondern, dass auch noch tatsächlich XML-Daten vorhanden sind, die nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden dürfen. Die maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich auf sämtliche Inhalte der PDF/A-3-Datei."
Papierdokumente können jetzt durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Erhalten Sie also Eingangsrechnungen oder Kassenbelege oder Fremdangebote und Aufträge in Papierform, so können Sie diese einscannen und archivieren und anschliessend vernichten. Die Rz. 140 der GOBD sagt dazu aus:
"... Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind."
Wer?
Jedes Unternehmen ist angesprochen. Egal, ob Einnahme-/Überschussrechner oder Bilanzierer, also egal, ob Klein-/Mittel- oder Großunternehmen. Die Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich aus mehreren Gesetzen und Vorschriften. Die Rz. 3 der GOBD sagt dazu aus:
"... Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen. Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und aus den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Für einzelne Rechtsformen ergeben sich flankierende Aufzeichnungspflichten z. B. aus §§ 91 ff. Aktien-gesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz oder § 33 Genossenschaftsgesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften vorhanden, die gem. § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz oder § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz."
Streitfälle:
1. Sind Papierausdrucke ausreichend?
Sind elektronisch erstellte Dokumente ausschliesslich als Ausdrucke (Papierdokument) für die Aufbewahrung ausreichend? Die Rz.119 wird allzu gern als Alibiausrede verwendet, um der digitalen Archivierung aus dem Weg zu gehen. Sie sagt aus:
"Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt."
Grundsätzlich sind also alle elektronisch erstellten Dokumente auch elektronisch aufzubewahren. Der letzte Satz allerdings scheint diesen wichtigen Grundsatz zu widersprechen. "Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden..." Dieser Satz wird gerne herangezogen, um sich der digitalen Archivierung zu widersetzen. Nur: Wer entscheidet denn über eine "Zumutbarkeit"? Ist eine digitale Archivierung dem kleinen Unternehmen mit 20 Aufträgen und 25 Rechnungen im Jahr zuzumuten, ein digitales Archiv zu verwenden? Oder andersherum: Kann man bei einem größeren Unternehmen mit mehreren zig-Tausend Dokumenten nicht auf das digitale Archiv verzichten? Wer entscheidet also über die Zumutbarkeit?
Wenn Sie oder einer Ihrer vermeintlichen Berater sich auf diesen Satz verlassen, dann ist das vollkommen aus dem Content gerissen. Sie sollten in der nächsten Rz. 120 genau weiterlesen und dabei feststellen, dass bei Verwendung eines Fakturierungssystem Sie unmissverständlich gezwungen sind, ein digitales Archiv zu verwenden.
"Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig."
2. Versionierung von Dokumenten
Die Versionierung von Dokumenten fordert die GoBD in Ihrer Rz. 110. In Ihr geht es um "die Unveränderbarkeit von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen". Wie es sicher auch in Ihrem Unternehmen vorkommt, ändern sich während der Bauphase an einem Auftrag z.B. Mengen und Massen von Positionen, Positionen fallen ganz weg, dafür kommen ehemalige Bedarfspositionen zu Geltung... Also der ursprüngliche Auftrag hat sich geändert. Sie arbeiten also diese Änderungen in Ihren bestehenden Auftrag ein. Damit haben Sie eine 2. Version Ihres Auftrages erstellt. Dieser Auftrag muss jetzt auch als 2. Version in das digitale Archiv.
"Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen (vgl. Rzn. 3 bis 5) kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
2. Forderung nach Revisionssicherheit
Die Revisionssicherheit ist eine wichtige Forderung der GoBD. "Revisionssicher archiviert"“ bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig wurden die Informationen
- nachvollziehbar,
- auffindbar,
- unveränderbar und
- verfälschungssicher archiviert.
"Unveränderlich" bedeutet also auch definitiv "nicht löschbar". Selbst das Entfernen eines Datenträgers (Ausbauen einer Festplatte mit Archivierungsdaten) muss verhindert werden, weil dadurch Daten verloren gehen. Lassen Sie sich also nicht hinreißen zu sogenannten "revisionssicheren Archiven", welche Ihnen ein NAS (network attached storage = netzwerkgebundener Speicher) unter den Schreibtisch stellen. Da kann Jeder die Festplatten nach vorn entfernen und ....
P.S.: Wir machen darauf aufmerksam, dass wir hier keine Rechtsberatung oder steuerliche Beratung anbieten. Wir legen nur grundsätzliche gesetzliche Fakten dar. Für weitere Informationen fragen Sie Ihren Rechtsanwalt oder Ihren Steuerberater.
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